5分钟 省时大作战
07-27
本文摘录日经《上班族》「超速效工作术」专题菁华，搭配采访专家,告诉你如何在5分钟内做好一件事，达到效果。
快速掌握重要讯息
不管是读书或读报，不要傻呼呼的从头读到完，原则是先选择对你有用的信息开始读起。
︱建议读报步骤为︱
1.把报纸摊开，从版面标题，挑选你想看、需要看的信息。
2.好报导会将重点摆在头尾两段，先看这两段，能快速理解重点。
3.根据第1、2项原则，挑出对你有用的信息，再仔细阅读，较无用的信息可以阅读标题方式带过。
︱建议读书（小说除外）步骤为︱
1.看书皮，通常上面有专业人士对此书的重点提示，从这些重点开始阅读，能快速掌握书旨。
2.看目录，先勾选你最感兴趣的章节阅读，其它内容再慢慢看。
阅读主要目的是帮助思考，一旦你已学习到有用的信息，就达成阅读效益，不必太拘泥于看了多少篇幅、阅读了多少时间。
重要邮件当下处理
面对如雪片般飞来的电子邮件，一般人最常动作是，把信箱全浏览一遍，对信息有印象后，先关掉信箱，心里盘算：「这件事很重要，我等有时间再来回信。」
但不立即处理，下次再开信箱，必然要重新搜寻、阅读、思考，再回信，看似快速，其实前3个动作，第1次开信箱就做过了，等于多花时间。
最好解决办法是，Right Now，现在就去做，「不做拖延，直接完成工作，往往是最节省时间的方法，」裕隆集团旗下前瞻管理学院讲师郑国威说。
不过，他也提醒，人一天只有24小时，做事要有取舍，要从重要事做起，重要性可分别从主管和个人角度思考。首先厘清主管最重视什么，再衡量你现在不做哪件事，往后将会造成工作困扰。
有效归纳文件与名片
切忌把文件统统堆栈在一起，看似很整齐，其实很容易让人找不到文件，也毫无工作优先级。
文件归纳有如下几项重点：
1.文件依处理顺序分为重要而紧急、重要但不紧急、不重要也不紧急，按表操课。
2.每天下班前，把隔天的待办文件整理好，集中放在一起，隔天上班，就能立刻进入作战。
3.名片收纳也很重要，建议依客户所处产业分类。此外，存放顺序也有一定的方法，秘诀是把最近频繁使用的名片，集中摆在最显眼处。
善用零碎时间
别小看零碎时间。若想好好运用零碎时间，建议先把事情分成2大类，一是需要一段完整思考时间才能完成的事，一是不需思考就能做的事，后者就用零碎时间做。零碎时间包括搭公交车时间、工作与工作之间的空档等。
做事效率高的万博宣伟台湾分公司总经理项薇，工作忙碌，1星期还能帮家人准备3次午餐便当。
她趁搭捷运回家时间，花5分钟思考以下问题：回家要做哪些料理？步骤？哪些动作可同时进行？哪些动作不能花太多时间？将所有流程想过一遍，她回到家就能轻松地在40分钟内完成烹调。
此外，她也建议，随身放支笔，随时随地记下须完成的事，甚至突然闪过脑海的想法。一方面提醒你，哪些重要待办事项未做，一方面节省之后绞尽脑汁回想的时间。
还可以利用空档时间，把每天做哪些事，每件事各花多少时间写下，就可算清你究竟浪费哪些时间，或者在哪件事情上花了太多时间。
当你发现问题出在哪里，才能对症下药，做出改善。
5分钟做好会议规划
︱会议主持人要注意︱
1.召集会议出席者，别超过10人，否则很难有效率。
2.订出开会目的，确认每位出席者清楚知道目的。
3.会议进行间保持讨论，即使有不同意见，也不能偏离主题。
4.订好议程，几点几分到几点几分讨论哪一项，何时停止讨论，何时要有结论，皆须订时间表。
5会议一定要有决议，最后主持人一次宣布决议重点。
︱会议出席者要注意︱
1.倾听，不要中断别人谈话。
2.思考，针对开会目的集中思考。
3.发言，要有重点与建设性。
4.决定，要有根据，不要凭直觉。
5.不要猛记笔记，很容易分神。
6.出席会议绝不迟到。
有礼交换名片，事半功倍
名片交换是社交第一步，攸关能否给对方留下好印象，有礼交换名片，能让往后合作更事半功倍。
建议步骤如下：
1.先把自己的名片准备好，然后等对方拿出名片。
2.用两
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